Sähköpostien lajittelu ja vastausluonnokset tekoälyllä

Viestien lajittelu

Malli ehdottaa saapuvalle viestille luokkaa. Automaatio voi sen perusteella merkitä laskun taloushallinnolle ja ohjata tarjouspyynnön myyntiin. Jätä epäselvät viestit yhteiseen jonoon tarkistettaviksi.

Kiireellisten viestien merkitseminen

Sovi ensin, mitä kiireellisyys teillä tarkoittaa. Esimerkiksi ilmoitus käynnissä olevasta palvelukatkosta voi vaatia nopeaa käsittelyä. Malli voi merkitä viestin kiireelliseksi, jotta päivystäjä huomaa sen.

Vastausten luonnostelu

Malli voi tehdä luonnoksen yrityksen ohjeiden ja aiempien hyväksyttyjen vastausten perusteella. Asiakaspalvelija tarkistaa luonnoksen ja lähettää sen omasta postilaatikostaan.

Miten automaatio liitetään postilaatikkoon

1. Uusi viesti käynnistää automaation. Sen voi toteuttaa esimerkiksi Gmailin rajapinnalla, Microsoft Graphilla tai Make-, Zapier- tai n8n-työkalulla.
2. Malli palauttaa luokan ja kiireellisyyden sovitussa muodossa, esimerkiksi {"luokka": "lasku", "kiireellisyys": "normaali"}.
3. Automaatio tarkistaa, että luokka kuuluu sallittuihin vaihtoehtoihin, ja lisää tunnisteen tai siirtää viestin sovittuun jonoon. Epäselvät tapaukset menevät ihmiselle.
4. Jos viesti kuuluu ryhmään, jolle tehdään luonnoksia, automaatio hakee sopivan ohjeen ja tallentaa mallin vastauksen luonnokseksi postilaatikkoon.

Kokeile ensin yhdellä viestityypillä

Valitse yksi toistuva kysymys ja kokeile luonnoksia viikon ajan. Kirjaa, kuinka moni luonnos kelpasi pienellä muokkauksella ja säästyikö aikaa.

Selvitä ennen kokeilua, mitä sähköposteista saa lähettää mallille, missä tiedot käsitellään ja käytetäänkö niitä mallin kouluttamiseen. Poista tarpeettomat henkilötiedot ja pidä viestien lähetys ihmisellä.